Công văn tiếng anh là loại văn bản được sử dụng khá phổ biến trong các lĩnh vực như: chính trị, kinh doanh… Tùy vào mục đích sử dụng mà công văn được chia thành nhiều loại khác nhau và thường để ra quyết định cho một tập thể, cá nhân nào đó.

Công văn tiếng anh là một loại văn bản hành chính sử dụng khi cần thiết ra yêu cầu, chỉ thị của các đơn vị cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế, có nhiều người ít tiếp xúc nên không biết công văn tiếng anh là gì. Nhằm giúp một số bạn có nhu cầu tìm hiểu về loại văn bản này nên bài viết sau sẽ nêu chi tiết hơn, chúng ta hãy cùng tham khảo nhé!

Công văn tiếng anh là gì? Bao gồm những loại nào?

Nếu bạn làm việc tại các phòng ban hành chính, nhân sự tại các doanh nghiệp hoặc đang công tác tại các cơ quan nhà nước thì có lẽ sẽ tiếp xúc nhiều với các loại văn bản ban hành. Trong đó, tùy vào mục đích của văn bản mà nội dung sẽ thể hiện việc yêu cầu, nhắc nhở hay chỉ đạo… để mọi người thực hiện theo những quyết định được nêu và đối tượng có thể là các bộ phận cấp dưới, một tổ chức hay một cá nhân. Thì loại văn bản này được gọi là công văn và trong tiếng việt có nghĩa là hình thức văn bản hành chính.

Trong tiếng anh, công văn có nghĩa là Official dispatch, Official correspondence hoặc Official request, tùy vào trường hợp mà sử dụng từ khác nhau. Bên cạnh đó, còn một số từ đồng nghĩa như: letter, records, referendum, express… Ví dụ cách sử dụng như sau: Correspondence sent from the company(Công văn được gửi từ công ty), According to the letter(Theo công văn này)…

Có rất nhiều loại công văn được phân chia theo mục đích sử dụng khác nhau bao gồm các loại như: đề nghị, yêu cầu; đôn đốc, nhắc nhở; chỉ đạo; hướng dẫn; giải thích; hỏi ý kiến; giao dịch, mời họp… Việc phân loại các công văn được thực hiện rõ ràng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều trường hợp nhầm lẫn giữa các văn bản trong quy phạm pháp luật, chẳng hạn công văn thông báo với văn bản thông báo, công văn đôn đốc, nhắc nhở với chỉ thị…

Công văn tiếng anh bao gồm những phần nào?

Bố cục đầy đủ và chính xác của một công văn bao gồm các yếu tố sau: Tiêu ngữ và Quốc hiệu, thời gian và địa điểm nơi gửi, tên cơ quan, chủ đề, số và ký hiệu, trích dẫn nội dung ban hành trong công văn, nội dung ban hành trong công văn, chữ ký và đóng dấu của tổ chức ban hành công văn, địa chỉ nơi gửi, thời gian thực hiện và kết thúc các yêu cầu trong công văn.

Trong đó, nội dung là phần trình bày quan trọng cần thể hiện chi tiết để đạt được mục đích, do vậy bố cục sẽ được chia làm 3 phần:

Phần dẫn vấn đề: Đây là phần đầu tiên nêu các nguyên nhân dẫn đến hậu quả tạo cơ sở để ra quyết định,  làm rõ các mục đích và yêu cầu trước khi đưa ra phương hướng giải quyết.

Phần giải quyết vấn đề: Tùy vào loại công văn mang những mục đích khác nhau nên cách viết sẽ khác. Nhưng chung quy chúng ta cần đảm bảo các nội dung như: ý kiến của cơ quan lãnh đạo trong việc thực hiện giải quyết các vấn đề, sắp xếp cách giải quyết vấn đề hợp lý và làm nổi bật chủ đề chính. Đặc biệt, nội dung phải đảm bảo tính khách quan, dẫn chứng xác thực không sai lệch và tùy vào mục đích văn bản mà lời văn được trình bày sao cho phù hợp.

Phần kết: Trình bày ngắn gọn nội dung hướng đến và khẳng định trách nhiệm cần thực hiện của các cá nhân, tổ chức. Cuối cùng trong văn bản là thể hiện sự lịch sự, trang trọng bằng một lời chào và cám ơn nếu văn bản có sự nhờ vả.

Những điều lưu ý khi soạn công văn

Công văn là loại văn bản hành chính, vì thế trong cách trình bày cần tuân thủ các yêu cầu như: trình bày rõ ràng một chủ đề duy nhất; nội dung ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và mạch lạc, sát với chủ đề; ngôn ngữ được sử dụng phải lịch sự, trang trọng và có sức thuyết phục; có trích yếu công văn.

Ngoài ra, cần lưu ý việc xưng hô trong tiếng anh bằng các từ ngữ quen thuộc như Mr. là dùng cho nam giới không phân biệt có kết hôn hay chưa. Còn nữ giới dùng từ Ms. cũng không phân biệt đã kết hôn hay chưa, nhưng nếu sử dụng Mrs. là chỉ người phụ nữ đã có gia đình và Miss là chưa có gia đình.

Phần trình bày trên đã nêu sơ lược để giúp mọi người dễ hiểu công văn tiếng anh là gì. Qua đó, các bạn còn biết thêm cách trình bày một công văn bao gồm những phần nào để chúng ta có thể phân biệt được những thông tin quan trọng và cần thiết.